10 Tipps für Informationssicherheit: alltagstauglich & nachweisbar

Informationssicherheit wirkt, wenn sie fester Bestandteil des täglichen Arbeitens ist. Entscheidend sind klare Vorgaben, nachvollziehbare Zuständigkeiten und Maßnahmen, die zu den tatsächlichen Prozessen und Systemen passen. So entsteht ein verlässlicher Rahmen, der Risiken beherrschbar macht, Compliance nachvollziehbar hält und Entscheidungen schneller sowie konsistenter werden lässt.

Unsere zehn Tipps in diesem Artikel setzen genau dort an: Schutzbedarf erkennen und kenntlich machen, Regeln praxistauglich formulieren, Zuständigkeiten verankern, Melde- und Lernkultur stärken, Sicherheit im Alltag sichtbar halten, Entscheidungen mit Checklisten stützen, Anforderungen an Dienstleister festschreiben, den KI-Einsatz transparent steuern und die Notfallfähigkeit regelmäßig prüfen. So entsteht eine Sicherheitsorganisation, die den Arbeitsalltag unterstützt und Audits standhält.

Tipp 1: Teilt Informationen in „öffentlich, intern, vertraulich“ ein, damit alle wissen, wie vorsichtig sie damit umgehen müssen.

Informationen haben unterschiedlichen Schutzbedarf, deshalb sollte dieser erkennbar gemacht werden. Geeignet ist eine Klassifizierung in drei Vertraulichkeitsstufen: öffentlich, intern, vertraulich. Die Einstufung legt fest, wie mit den Informationen umgegangen werden darf und muss.

Im Arbeitsalltag bietet die Kennzeichnung Orientierung, wie Prozesse gestaltet werden müssen, um sensible Daten zu schützen, zum Beispiel beim Versand von E-Mails oder bei der Verarbeitung in verschieden Tools und öffentlichen KI-Modellen. So werden Entscheidungen beschleunigt und Fehlhandlungen reduziert.

Tipp 2: Erarbeitet Richtlinien gemeinsam mit den Fachabteilungen, so stoßen sie auf weniger Widerstand und werden wirklich gelebt.

Richtlinien in der Informationssicherheit sollen verbindliche Vorgaben für sicheres Verhalten sowie technische Mindestanforderungen liefern. Stehen sie allerdings im Widerspruch zu bestehenden Prozessen und erschweren den Arbeitsalltag, führt das zu Widerstand und Minderung der Produktivität.

Deshalb sollten Richtlinien gemeinsam mit den Fachabteilungen erarbeitet werden. So werden relevante Arbeitsweisen, Tools und Systeme berücksichtigt. Sind die Anforderungen aller Beteiligten bekannt, kann alltagstaugliche Sicherheit entstehen, die von allen gelebt wird.

Tipp 3: Definiert Sicherheitsaufgaben in Rollenprofilen und kommuniziert diese, sodass alle direkt wissen, wer wofür verantwortlich ist.

Sicherheitsaufgaben müssen eindeutig zugeordnet sein, damit Anforderungen umgesetzt, Entscheidungen getroffen und Vorfälle geordnet behandelt werden können. Unklare Zuständigkeiten führen schnell zu Verzögerungen, Lücken in Maßnahmen und dadurch zu einem erhöhten Risiko.

Deshalb sollten Sicherheitsaufgaben Teil der Rollenprofile sein, sodass Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind. Zudem hilft eine kurze, leicht auffindbare Übersicht, wer bei welchem Thema anzusprechen ist, zum Beispiel für Freigaben, Berechtigungen oder Vorfallsbearbeitung. Dadurch werden Abläufe verlässlicher, Entscheidungen schneller und Nachweise für Audits konsistenter.

Tipp 4: Erklärt Sicherheitsregeln mit einfachen Worten und Beispielen aus dem Alltag, damit alle sie verstehen und zuverlässig anwenden.

Sicherheitsregeln erfüllen ihren Zweck nur, wenn sie ohne Vorwissen verständlich sind. Eine klare, einfache Sprache und wenige anschauliche Beispiele machen abstrakte Vorgaben greifbar und senken die Hürde für korrektes Verhalten. So werden Anforderungen nachvollziehbar und lassen sich konsistent umsetzen.

Dabei helfen Vergleiche aus dem Alltag, statt fachliche Buzzwords. Jeder wird verstehen, dass ein Passwort wie ein Schlüssel ist, der nur zu einem Schloss passt. So wie Mitarbeitende auch privat nicht jeden in ihre Wohnung lassen, sollten auch Besucher im Unternehmen nicht ohne Begleitung durch die Flure laufen können. Durch Beispiele aus dem privaten Alltag können Mitarbeitende Regeln schneller begreifen und ihr Verhalten anpassen. Dieses Verständnis führt automatisch dazu, dass Regeln konsequenter angewendet werden. Darüber hinaus fühlen sich Mitarbeitende sicherer in ihrem Handeln.

Tipp 5: Fehler und Probleme müssen ohne Angst gemeldet werden können, damit Ursachen sichtbar werden und Maßnahmen wirksam verbessert werden können.

Eine gelebte Fehlerkultur ist ein entscheidender Faktor der Informationssicherheit. Eine Organisation ist darauf angewiesen, dass Mitarbeitende ungewöhnliche Vorfälle, suspekte E-Mails und eigenes Fehlverhalten melden. Wenn aus Angst vor möglichen Konsequenzen einen Vorfall oder eine Unachtsamkeit zu melden, bleiben Risiken unentdeckt. 

Prozesse, die dabei helfen aus Fehlern zu lernen, stärken die Informationssicherheit jeder Organisation. Denn ein versehentlich geöffneter E-Mail-Anhang oder ein verlorenes Gerät sind keine Schande, solange sie sofort gemeldet werden. Der offene Umgang mit Fehlern ermöglicht es, schnell zu reagieren, Ursachen zu verstehen und Maßnahmen zu verbessern. Unternehmen, die eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, verhindern so, dass kleine Fehler zu großen Sicherheitsvorfällen werden.

Tipp 6: Zeigt Sicherheit offen und kontinuierlich, damit sie selbstverständlich Teil der Unternehmenskultur wird.

Eine Sicherheitskultur bedeutet, dass Sicherheit zum natürlichen Bestandteil der Unternehmenskultur geworden ist. Diese entsteht nicht durch eine jährliche Präsenzschulung, im Rahmen der Security Awareness Maßnahmen. Stattdessen ist eine kontinuierliche Präsenz des Themas nötig.

Im Alltag kann dies durch kurze Hinweise in Besprechungen, kompakte Beiträge im Intranet und aktiv eingeholtes Feedback zu Abläufen erreicht werden. Wenn Sicherheit regelmäßig mitgedacht und angesprochen wird, können Risiken schneller erkannt und sichere Prozesse gezielt verbessert werden. Zudem steigt die Akzeptanz in der Belegschaft, wenn alle mitziehen und Führungskräfte als Vorbild fungieren.

Tipp 7: Setzt Checklisten ein, damit Compliance im Alltag greifbar bleibt, weniger Rückfragen entstehen und Bußgeldrisiken sinken.

Gesetzliche Anforderungen stellen gerade Fachabteilungen immer wieder vor große Herausforderungen. Ist der Einsatz des neuen Tools erlaubt? Dürfen diese Daten gespeichert werden? Welche Nachweise müssen vorliege? Damit diese Fragen nicht den Projektfortschritt gefährden können Checklisten helfen die Mitarbeitende eigenständig nutzen können.

Diese Checklisten unterstützen die Fachkollegen dabei rechtliche Anforderungen zu erfassen und auf ihr Projekt anzuwenden. Der Projektablauf wird beschleunigt und interne und externe Ressourcen nur in Grenzfällen benötigt. Auf diese Weise tragen alle Mitarbeitenden zur Compliance des Unternehmens bei und minimieren Bußgeld- und Haftungsrisiken. Compliance wird greifbar, überschaubar und kontrollierbar.

Tipp 8: Legt Sicherheitsanforderungen, Meldefristen und Verfügbarkeiten für Dienstleister vertraglich fest, um die Lieferkette zu schützen.

Lieferketten werden immer häufiger zum Ziel von Cyberangriffen. Gleichzeitig werden durch viele Organisationen hinweg Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch Dienstleister erfüllt. Diese Dienstleister haben Zugriff auf Informationen, erhalten Zugriff auf Systeme oder machen Systeme überhaupt erst verfügbar.

Aus diesem Grund sollte die Informationssicherheit auch Teil der Dienstleisterverträge sein und aktiv geprüft werden. Diese können die Kontrolle einzelner Maßnahmen, das Verhalten bei einem Cyberangriff oder die Verfügbarkeit eines Service sein. Die aktive Kontrolle der Dienstleister stärkt die eigene Informationssicherheit und sorgt dafür, dass man im Ernstfall handeln kann. So sinkt das Risiko durch einen Lieferanten Opfer eines Cyberangriffs erheblich und Unternehmen behalten Kontrolle über externe Risiken und steigern ihre Vertrauenswürdigkeit gegenüber Kunden.

Tipp 9: Führt ein zentrales KI-Register, um das Risiko je Einsatz bewerten zu können, damit sensible Daten geschützt und Vorgaben eingehalten werden.

KI ist in vielen Unternehmen längst Teil des Alltages geworden. Dieser Alltag findet oft ohne die Kenntnis des Unternehmens statt. Diese Schatten-KI entzieht der Organisation die Kontrolle darüber, wo und wie ihre Informationen verwendet werden.

Um dieses Risiko zu minimieren, sollte die Nutzung von KI transparent besprochen werden. Eingesetzte KI-Systeme sollten in einem KI-Register erfasst werden. So können Organisationen neben der Übersicht der einzelnen KI-Systeme auch deren Risiko bewerten. KI-Systeme im Personalbereich sind kritischer als solche im Marketing und ziehen weitreichende gesetzliche Anforderungen nach sich. Der transparente Umgang mit KI schafft die Grundlage für eine sichere und regelkonforme Implementierung. Unternehmen stellen sicher, dass innovative Werkzeuge genutzt werden können, ohne dass rechtliche oder organisatorische Probleme entstehen.

Tipp 10: Testet Krisenstab, Notfallpläne und Backups in realistischen, kleinen Übungen, damit Abläufe funktionieren und Ausfallzeiten kurz bleiben.

Viele Unternehmen haben einen Krisenstab, Notfallpläne und Backups. Zumindest auf dem Papier. Aus diesem Grund sollten alle Maßnahmen regelmäßig getestet werden. Ist die Zusammensetzung des Krisenstabes noch aktuell? Berücksichtigt der Notfallplan alle relevanten Punkte, um im Ernstfall weiterzuarbeiten? Lässt sich ein Backup tatsächlich wiederherstellen? Maßnahmen sollten nicht erst durch einen Ernstfall getestet werden. Wenn einzelne Maßnahmen in diesem Moment nicht greifen, ist Chaos vorprogrammiert. Es reicht dabei aus, Maßnahmen schrittweise zu testen. Statt des gesamten Notfallplans kann man einzelne Bereiche testen, um deren Wirksamkeit zu bestätigen. Auf diese Weise werden böse Überraschungen im Ernstfall vermieden und die wirtschaftlichen Schäden eines Betriebsausfalls minimiert.

Viele Unternehmen zögern bei diesem wichtigen Schritt, weshalb wir als ersten Berührungspunkt eine so genannte Tabletop-Übung empfehlen, die mit wenig Ressourcen und Zeit durchgeführt werden kann. Dabei gehen Sie in einem angeleiteten Gedankenexperiment eine Notfallsituation durch und stellen schnell fest, wo Sie im Ernstfall ins Stocken geraten. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer ersten Übung.

Ins Handeln kommen